Yimi Alberto
Acevedo Villada
Bibliotecólogo y
Archivista
Magister en Ciencia de
Información
A pesar que la historia
del Archivo General de la Nación (antes llamado Archivo Nacional) se remonta al
año 1868 (146 años), dependiendo de la Secretaria de Interior y Relaciones
Exteriores, fue solo hasta el año 1989 que se oficializó su creación mediante
la “Ley 80 que crea el Archivo General de la Nación como un establecimiento público
del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la
política archivística nacional; iniciando operaciones como establecimiento
público solo hasta el año de 1992”, 4
años después. (AGN, 2014). No obstante, el archivo General de la Nación
de Colombia (2014), afirma que “la referencia documental más antigua sobre el
establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro
de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé” y agrega que desde el mismo inicio de la conquista, la corona española
se preocupó por proteger la documentación que se originaba en la administración
de sus colonias.
Contrariamente a lo que
se puede pensar, desde el siglo XX se ha emitido normatividad sobre gestión
documental que ha regulado este proceso en nuestro país. Es así como se puede
evidenciar que hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación
de los documentos, expide la Ley 4ª y la Ley 43 para promover la conservación
de los documentos oficiales. Posteriormente, en 1920 expide la Ley 47 para
proteger el patrimonio documental y artístico, seguida por la ley 14 de 1936
que protege el patrimonio cultural mediante un convenio internacional.
Para el año 1923,
mediante la Ley 45, se crea la Superintendencia Bancaria y con ella todas las
normas y reglas que rigen el manejo documental de dichas instituciones
financieras. Subsiguientemente, en 1932 por medio de la Ley 40 se reconocen las
matriculas inmobiliarias y todo lo referente a los registros y reformas civiles
de los ciudadanos y toda la documentación producida por este proceso.
Para los años 1950 y
1954 se expiden los Decretos 2527 y 3354 respectivamente que le dan validez a
la técnica de la microfilmación para preservación a largo plazo de los
documentos de archivo.
En 1981 se promulgan
las Leyes 23 y 39 que regulan lo concerniente a las historias clínicas como
documento obligatorio, privado y reservado y se crea el Comité de Archivo y
Microfilmación de Documentos perteneciente a la Secretaria de Integración Social,
respectivamente. Para 1986 se expide el decreto 1333 “que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto estado en las
alcaldías, propiciando la trasparencia en la actividad pública”.
Como se mencionó en el
primer párrafo, en 1989 se crea el Archivo General de la Nación mediante la Ley
80 como un ente adscrito al Ministerio de Gobierno, y en 1990, mediante el
Decreto 1777, se adoptan los estatutos y normas que regulan el funcionamiento
del AGN. Para 1999, mediante el Decreto 1126, se crea el Ministerio de Cultura
y el AGN es adscrito a este como un ente autónomo. Para ese mismo año se expide
la Ley 527 que define y reglamenta todo lo referente a los mensajes de datos y
comercio electrónico en nuestro país.
En el año 2000, se
expide la Ley 594, Ley General de Archivo, “que
establece los parámetros y principios fundamentales que regulan la función
archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los
niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas”. La Ley 795
de 2003 le asigno al AGN la responsabilidad de administrar los archivos de las
entidades financieras públicas en liquidación. En 2010 se expide la Ley 1409
por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta
el código de ética y se dictan otras disposiciones relativas a esta profesión.
Con esta última Ley se reconoce que la profesión de archivista es una profesión
de alto riesgo y se requiere regularla a través de un colegiado y la expedición
de tarjeta profesional
 |
| Imagen tomada de http://www.pbs.org/wnet/civilization-west-and-rest/files/2012/05/gran-colombia.jpg |
Pero fue hasta el año
2012 que realmente la normatividad sobre gestión documental dio un vuelco
interesante para acoplarse a todo lo referente a gestión electrónica de
documentos, transparencia y protección de datos. Es así como en ese año se
expide la Ley 1581 Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales y en el año 2014 se expide la Ley 1712 Por medio
de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
El proceso archivístico
en Colombia se comienza a fortalecer a partir del año 2012 mediante los Decretos
2126 y 2127, y el Decreto 1516 de 2013 que adecuó la estructura y planta de
personal del Archivo General de la Nación. Así mismo, la promulgación del Decreto
19, Decreto 2364, Decreto 2482, Decreto 2578, Decreto 2609 y Decreto 2693,
todos ellos de 2012; el Decreto 32, Decreto 805, Decreto 1515, Decreto 2758,
estos últimos de 2013; los Decretos 333 y 1100 de 2014; y los Decretos
Decreto 029, 103 y 106 de 2015, apuntando todos ellos a modernizar y equiparar
la gestión documental de Colombia a los estándares internacionales.
El sector privado no ha
sido ajeno a esta tendencia, puesto que también deben cumplir lo dispuesto en
la normatividad, dado que la Ley establece que son las superintendencias y los
ministerios los responsables de legislar en esta materia en sus respectivos
sectores. Es así como en el año 2014 la Superintendencia de Industria y
Comercio expidió la Resolución por la cual se establecen las directrices en
materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los
vigilados por dicha Superintendencia. Seguidamente, la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios expide la Circular Externa 20141000000034 por
la cual dicta las directrices en materia de gestión documental y organización
de archivos que deben cumplir las empresas y personas vigiladas por dicha
Superintendencia. Para el año 2015, fue la Superintendencia de Economía
Solidaria quien dio el paso sobre esta materia y en marzo expidió la Resolución
20154000002925 por la cual se establecen las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta
Superintendencia.
Pero quizás el Decreto
más revolucionario es el 1080 de mayo de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura, publicado en el Diario Oficial 49.523, el
cuál unificó toda la normatividad expedida en el sector cultura de Colombia,
incluido todo lo referente a la gestión documental. Dicho Decreto integra y
deroga el Decreto de 2578 de 2012, Decreto 2609 de
2012, Decreto 1515 de 2013, Decreto 2758 de
2013, Decreto 1100 de 2014, Decreto 029 de
2015, Decreto 103 de 2015, Decreto 106 de 2015, los cuales
ya no se encuentran vigentes. Si bien la normatividad mencionada fue derogada,
los textos siguen siendo los mismos, sólo que ahora se debe hacer referencia a
un decreto unificado.
Para concluir, la
evolución histórica de la normatividad en Colombia sobre el proceso de gestión
documental ha estado enmarcada por la voluntad política de algunos pocos
interesados en el tema y, especialmente, en áreas específicas como el sector
cultural, de salud y financiero, entre otros. La historia ha mostrado que ella
ha venido avanzando lentamente. Sin embargo, en el siglo XXI ha mostrado una
dinámica bastante interesante por el liderazgo e interés que tienen algunas
instituciones como el AGN y universidades que vienen formando profesionales en
este campo para fortalecerlo y cubrir la demanda que las empresas han mostrado
por ellos. (Ver gráfico).
Gráfico diferencia en
años de la expedición de normas de gestión documental (construcción propia)
Referencias
Bibliográficas
Archivo General de la
Nación. (2014). Historia AGN. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://www.archivogeneral.gov.co/historia
Colombia. Congreso de
la República. Ley 1409 Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la
archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. Consultado el
26 de junio de 2015, en http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley140930082010.pdf
Superintendencia de Economía
Solidaria. Resolución 20154000002925 Por la cual se establecen las directrices
en materia de gestión documental y organización de archivos. Consultado el 26
de junio de 2015, en http://www.supersolidaria.gov.co/sites/default/files/public/normativa/plantillaresolucion-12.pdf
Superintendencia de
Industria y Comercio. Resolución 8934 Por la cual se establecen las directrices
en materia de gestión documental y organización de archivos. Consultado el 26
de junio de 2015, en http://www.sic.gov.co/drupal/sites/default/files/normatividad/Resolucion_8934_2014.pdf
Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios. Circular Externa 20141000000034 Por la cual
se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización
de archivos. Consultado el 26 de junio de 2015, en http://basedoc.superservicios.gov.co/ark-legal/SSPD/index
No hay comentarios:
Publicar un comentario