Yimi Alberto Acevedo
Villada
Magister en Ciencia de
Información
Universidad de Antioquia
Medellín-Colombia
Yimi.acevedo@gmail.com
Resumen[1]
La gestión del conocimiento
organizacional es un tema de actualidad e interés mundial para las empresas por
su impacto en la cultura y el capital intelectual de las organizaciones.
Sustentado en un marco teórico, se presenta la relación cercana de la gestión
del conocimiento con la gestión documental y la gestión de la información como
ejes sobre los cuales se articula este proceso. Este
artículo pretende presentar las convergencias encontradas entre la gestión
documental, la gestión de la información y la gestión del conocimiento, como
resultado del trabajo de grado “El
conocimiento organizacional y el capital intelectual como elementos
constitutivos de la gestión del conocimiento en pymes: un estudio de caso
para proponer un modelo de gestión del
conocimiento que aumente las posibilidades y oportunidades para su
identificación y uso como oportunidad de éxito”, presentado para optar al
título de Magister en Ciencia de la Información de la Escuela Interamericana de
Bibliotecología de la Universidad de Antioquia.
Palabras clave: Gestión del conocimiento, Gestión de información, Gestión
Documental, Capital Intelectual.
Records Management, Information Management
and Knowledge Management: So different but so close
Abstract
The
organizational knowledge management is a topic of current interest to the
business world because of its impact on the culture and the intellectual
capital of organizations. Based on a theoretical framework, it is shows the
close relationship of knowledge management with the records management and
information management as the main focus on which articulates this process.
This article tries to present the convergences found between the records
management, information management and knowledge
management, as a result of the work of degree "The organization knowledge
and the intellectual capital as a elements of the knowledge management in Pymes:
a study of case to propose a model of knowledge management that increase the
possibilities and opportunities for its identification and use as an opportunity
of success", presented to aim for Magister's degree in Science of the
Information in Escuela Interamericana de Bibliotecología of the University of
Antioquia.
Key words: Knowledge
Management, Records Management, Information Management, Intellectual capital.
1.
Introducción
Según Bell (1973, citado en Burch, 2006), en la década del 90 surge la noción de “Sociedad del Conocimiento” utilizada
más en medios académicos, pero también adoptada por la UNESCO (2003, citado en
Burch, 2006), institución ésta que
considera que la sociedad del conocimiento “incluye una dimensión de
transformación social, cultural, económica, política e institucional, así como
una perspectiva más pluralista y desarrollador”. A
partir de esa afirmación, varios círculos sociales y científicos comenzaron a considerar
ésta como la “Sociedad del Conocimiento”,
por su relevancia, la manera actual de acceder a la información y, por ende, a
la generación de nuevo conocimiento. Se ha estimado tal su importancia, que
Darín y Pérez (2008) afirman que “el
éxito de un Estado, y de cualquier tipo de organización, ya no se centra en los
factores de producción tradicional de la era industrial, hoy las ventajas
competitivas de las empresas y las naciones es la generación de conocimiento,
el capital intelectual y el capital humano”. Es así que en definitiva se viene imponiendo
una tendencia para la creación de riqueza que depende cada vez más del
intercambio de datos, información y conocimiento (p. 54).
Por
otro lado, las empresas cuentan con unos recursos intangibles que son conocidos
comúnmente como “Capital Intelectual”
y que corresponden al conjunto de activos intangibles que hacen parte de una
organización y que generalmente no son valorados o tenidos en cuenta como
corresponde (Rodríguez, 2003).
Entre dichos recursos, se habla
que las organizaciones también poseen un conocimiento denominado
organizacional, el cual Nonaka y Takeuchi (1995) definen
como: ”La capacidad de una empresa de
crear nuevo conocimiento, difundirlo en la organización como un todo e
incorporarlo a los productos, servicios y sistemas”..
Por su parte, Giner y Gil (2004) definen ésta como “La sociedad de la información” y agregan que es “Aquella sociedad que ordena, estructura su
funcionamiento (modo de vida, forma de relaciones, modo de trabajo, etc.) en
torno a las TIC y convierte a la información en un factor de producción,
intercambio y conocimiento”.
Desde
finales del siglo XX e inicios del siglo XXI las empresas han volcado su
atención en la generación de valor a través de otros medios como es el
conocimiento creado al interior de ellas para lograr una ventaja competitiva
que las diferencie de las demás. El
conocimiento de las organizaciones se está erigiendo como uno de sus activos
más importantes e imprescindibles para su continuidad, pero la mayor parte de
ese conocimiento está asociado a las personas y a la información que
ellas generan. Las empresas contratan personas para desempeñar funciones que
apoyen el cumplimiento de su objeto social, su misión, visión y que asuman unos
valores corporativos como propios en el desarrollo de sus labores y actuación
empresarial.
2.
Datos, Información y Conocimiento
Para
nadie es un secreto que existe una estrecha relación entre dato, información y
conocimiento. Pero, como lo afirman Giner y Gil (2004), “…No son lo mismo, hay sutiles diferencias”. Agregan estos mismos autores
que “Los datos son la fuente (el
mineral), hay unos procesos de transformación (uso de TIC), la información es
el resultado (riqueza) para llegar al conocimiento
que es el fin (el saber)” (p. 11). De tal
manera que estos términos pueden llegar a confundirse y generar zozobra, no
solo entre aquellos profesionales que están incursionando en el mundo de la
información y el conocimiento, sino también entre quienes tienen que ver de una
u otra forma con los datos, la información y el conocimiento.
Los
datos, los procesos de transformación de los mismos y la información se pueden gestionar
y normalmente hacen parte de un sistema de información. Bell (1973, citado en Burch,
2006), sociólogo
estadounidense, introdujo el concepto de
“Sociedad de la Información” en su
libro The coming of post-industrial
society (El advenimiento de la sociedad post-industrial), para referirse al
hecho que ese término se ha consagrado como el término hegemónico de los
últimos tiempos. Para nadie es un
secreto que la sociedad actual se mueve dentro de un mundo de información, en
el cual, según Moreiro (1998),
“las personas se comunican mediante
sistemas individuales o sociales, siempre dentro de un marco social, donde la
información es la materia prima del conocimiento”.
Por
su parte, según Nonaka y Takeuchi (1995,
citados en Choo, 2003), el conocimiento se refiere a “un proceso humano dinámico de justificación de las convicciones
personales hacia la verdad”. Dichos autores diferencian el conocimiento
entre tácito y explícito, y definen el primero como “un conocimiento personal, de un contexto específico, difícil de formalizar”
y el segundo como “un conocimiento
certificado, transmisible en un lenguaje sistemático y formal” (p. 207). De otro lado, la Asociación Española de
Normalización y Certificación –AENOR-
define el conocimiento como “Conjunto de
experiencias, saberes, valores, información en contexto, percepciones e ideas
que crean determinada estructura mental en el sujeto para evaluar e incorporar
nuevas ideas, saber y experiencia” (p. 7).
El
tema de los datos, la información y el conocimiento ha tomado tanta importancia
en los últimos años que se ha desarrollado toda una teoría alrededor de estos
elementos. Es así como, debido al crecimiento de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones –TIC-, se ha desbordado la generación de datos
e información y, por ello, es necesario que también se avance en su
tratamiento, control y difusión.
En
los últimos años surgió el concepto de “Big
Data” que no es otra cosa que aplicar un conjunto de procesos de análisis
de grandes cantidades de datos (estructurados,
no estructurados y semi estructurados) que no pueden ser tratados
utilizando procesos o herramientas tradicionales por que tomaría demasiado tiempo y sería muy costoso
cargarlos a un base de datos relacional para su análisis. De tal manera que, el concepto de Big Data aplica para toda aquella
información que no puede ser procesada o analizada utilizando procesos o
herramientas tradicionales (Barranco, 2012).
3.
Gestión documental
Según el Archivo General
de la Nación de Colombia –AGN- (2014), la gestión documental es “el Conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”. El
Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte de España (2014), define la gestión de documentos como “Conjunto de operaciones realizadas en cada
una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo
vital de los documentos”.
La International Standard Organization
–ISO- (2001) define la gestión documental como “área de gestión
responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el
mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los
procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y
prueba de las actividades y operaciones de la organización”.
Antonia Heredia (2007) por su parte,
considera la gestión documental como un “proceso integrador y dinamizador
que acepta el reconocimiento de las edades de los documentos”. Francisco
Fuster (1999) afirma que “La introducción del concepto de gestión documental
implica el desarrollo de las funciones principales del archivo: la jurídica y
administrativa, así como la función científica”. La AENOR (2008) por otro
lado, define la gestión documental como “Forma de analizar y facilitar la
explotación de la información contenida en los documentos existentes en la
organización y que soportan sus operaciones”.
Ricks (1976, citado en Zapata, 2013)
consideraba que “la gestión de documentos –o administración de documentos
como en principio se denominó- consiste en la aplicación de los conceptos de la
administración científica a la planificación, control, dirección, organización,
capacitación, promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la
creación de archivos, su mantenimiento y uso, así como su eliminación”.
De tal manera que la gestión documental es un
proceso que incluye un conjunto de actividades y operaciones especializadas
para administrar y gestionar documentos (contenedores de información) en orden
de facilitar su acceso y conservación.
4.
Gestión de Información y sistemas de información
Es innegable que la información
también debe ser gestionada y administrada. El procesamiento de la información
se ha tecnificado hoy en día hasta tal punto que existen tecnologías
especializadas en el manejo de la información. De allí que se afirme que existe
un proceso conocido como gestión de la información que Bustelo y Amarilla (2001) definen como “el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar,
almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida,
recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de su
actividades”. La AENOR (2008) define la gestión de la información como “Actividad que gestiona los procesos de
selección, captación, categorización, almacenamiento, distribución y creación
de la información”. Agrega esta institución que “normalmente implica
revisiones continuas y activas del contenido
almacenado o distribuido a través de diferentes herramientas como bases de
datos, taxonomías, redes humanas, etc.”.
La administración de la información
es considerada un proceso sistémico fundamental dentro de las organizaciones
con entrada de datos, procesamiento de los mismos y salida de información, lo
que ha dado origen a sistemas de información empresariales o especializados
para el tratamiento de datos e información. (Ver Figura 1)
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El
Sistema de Información sistémico (Adaptación propia de la fig. Funciones de un
Sistema de Información de Laudon y Laudon).
|
Según Laudon y Laudon (2008),
un sistema de información es “un conjunto
de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan,
almacenan, y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el
control en una organización” (p. 14). Por
su parte, Moreiro (1998) afirma
que “los sistemas de información procesan
la información comunicándola, haciéndola accesible mediante la recuperación,
organizándola y sometiéndola a mediación informática”. De otro lado,
Ledezma (2010)
define un sistema de información como “un
conjunto de funciones o procedimientos interrelacionados que forman un todo, es
decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información (datos manipulados)
para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”.
Por
otro lado, Borko (1968)
habló de la información como una ciencia y la definió como: “la ciencia de la información es la
disciplina que investiga las propiedades y el comportamiento de la información,
las fuerzas que gobiernan el flujo de la información y los medios de
procesamiento de la información para una óptima accesibilidad y usabilidad”,
por tanto, la gestión de la información también es un proceso que en las
últimas décadas se ha especializado a tal punto que incluye una serie de
actividades encaminadas a gestionar, asegurar el uso, conservación y
recuperación de la información de una manera profesional y científica.
5.
Gestión del Conocimiento
En
la actualidad se habla que el conocimiento se debe gestionar y se ha
desarrollado toda una teoría acerca de este proceso. Fernández y Ponjuan (2008) son
dos autoras que han trabajado en este aspecto y definen la Gestión del
Conocimiento como “el proceso mediante el
cual se adquiere, genera, almacena y comparte conocimiento, información, ideas
y experiencias para mejorar la calidad del cumplimiento y desarrollo de la
misión de la organización”. La AENOR (2008) puntualiza que la gestión del
conocimiento es “La dirección planificada
y continua de procesos y actividades para potenciar el conocimiento e
incrementar la productividad a través del mejor uso y creación de recursos de
conocimiento individual y colectivo”. Por su parte, Farfán y Garzón (2006) conciben
la gestión del conocimiento como “un
sistema facilitador de la búsqueda, codificación, sistematización y difusión de
las experiencias individuales y colectivas del talento humano de la
organización, para convertirlas en conocimiento globalizado, de común
entendimiento y útil en la realización de todas las actividades de la misma, el
cual permita generar ventajas sustentables y competitivas en un entorno
dinámico”.
El
conocimiento es un proceso que es intrínseco a los seres humanos, no obstante,
para la creación de ese conocimiento las personas se nutren de la información y
deben realizar una validación de la misma para llevarla a un contexto que le
permita enriquecerse y llevarlo al saber. A este respecto, Soto et al. (2006)
afirman que “gestionar el conocimiento en
una organización requiere acopiar y redistribuir información, pero no se limita
a ello… dicha información debe ser incorporada por individuos capaces de
modificar sus mapas de la realidad y sus convicciones y de coordinar sus
conductas con otros” (p. 13).
Si bien es cierto que el conocimiento tácito es inherente
al ser humano y es el conocimiento más difícil de comunicar,
también es cierto que en los últimos años se están usando herramientas y
metodologías para explicitar ese conocimiento y capturarlo para ponerlo al
servicio de la Organización y convertirlo en un componente clave de su capital intelectual (Nonaka & Takeuchi,
1995). Es así que la gestión del conocimiento también es un
proceso que circunscribe una serie de actividades que incluye los datos y la
información que deben ser procesadas por los individuos para generar valor y
nuevo conocimiento.
[1] Este artículo es resultado de la investigación “El
conocimiento organizacional y el capital intelectual como elementos
constitutivos de la gestión del conocimiento en pymes: un estudio de caso
para proponer un modelo de gestión del
conocimiento que aumente las posibilidades y oportunidades para su
identificación y uso como oportunidad de éxito”, presentado para optar al título de Magister en Ciencia de
la Información de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la
Universidad de Antioquia, primera cohorte entre los años 2011-2013, el asesor
del trabajo fue el Magister en Filosofía Carlos Mario Montoya Díaz
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