Yimi Alberto Acevedo Villada
Magister en Ciencia de Información
Universidad de Antioquia
Medellín-Colombia
Yimi.acevedo@gmail.com
Resumen[1]
La gestión del conocimiento organizacional es un tema de actualidad e interés mundial para las empresas por su impacto en la cultura y el capital intelectual de las organizaciones. Sustentado en un marco teórico, se presenta la relación cercana de la gestión del conocimiento con la gestión documental y la gestión de la información como ejes sobre los cuales se articula este proceso. Este artículo pretende presentar las convergencias encontradas entre la gestión documental, la gestión de la información y la gestión del conocimiento, como resultado del trabajo de grado “El conocimiento organizacional y el capital intelectual como elementos constitutivos de la gestión del conocimiento en pymes: un estudio de caso para proponer un modelo de gestión del conocimiento que aumente las posibilidades y oportunidades para su identificación y uso como oportunidad de éxito”, presentado para optar al título de Magister en Ciencia de la Información de la Escuela Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia.
Palabras clave: Gestión del conocimiento, Gestión de información, Gestión Documental, Capital Intelectual.
Palabras clave: Gestión del conocimiento, Gestión de información, Gestión Documental, Capital Intelectual.
Records Management, Information Management and Knowledge Management: So different but so close
Abstract
The organizational knowledge management is a topic of current interest to the business world because of its impact on the culture and the intellectual capital of organizations. Based on a theoretical framework, it is shows the close relationship of knowledge management with the records management and information management as the main focus on which articulates this process. This article tries to present the convergences found between the records management, information management and knowledge management, as a result of the work of degree "The organization knowledge and the intellectual capital as a elements of the knowledge management in Pymes: a study of case to propose a model of knowledge management that increase the possibilities and opportunities for its identification and use as an opportunity of success", presented to aim for Magister's degree in Science of the Information in Escuela Interamericana de Bibliotecología of the University of Antioquia.
Key words: Knowledge Management, Records Management, Information Management, Intellectual capital.
6. Convergencias entre gestión documental, gestión de información y
gestión del conocimiento
Mena
Mugica (2002), hace apreciaciones importantes respecto a la relación entre la
Gestión del Conocimiento y la gestión documental. Efectivamente, ella afirma lo
siguiente:
La mayoría de los autores que abordan el tema de la implantación de sistemas de gestión del conocimiento insisten en la necesidad de integrar los sistemas de gestión de la información (sistemas de gestión documental; gestores de bases de datos; intranets y extranets; herramientas de búsqueda y recuperación de la información y tecnologías para la colaboración entre grupos de trabajo), de manera tal que los usuarios puedan acceder de forma unificada a la información que necesitan. Por ello, difícilmente sea posible implantar un sistema de gestión del conocimiento sin la existencia de uno de los pilares de la gestión de la información: el sistema de gestión documental o archivo, en tanto factor indispensable para la organización y utilización de los recursos de información internos de las organizaciones y empresas. (p. 3)
Desde
ese punto de vista, es innegable que existe una estrecha relación entre la
Gestión del Conocimiento y la gestión documental que se puede potenciar y
explotar en beneficio de las organizaciones, las cuales se encuentran en puntos
comunes como bien lo afirma la misma autora en el siguiente párrafo:
Como puede apreciarse, en el centro de la gestión del conocimiento se encuentra la gestión de la información que queda plasmada en los documentos de la organización y que podemos identificar con el fondo documental de archivo de la misma, en tanto esta documentación está conformada por aquellos documentos producidos o generados por la propia organización, tales como documentos contables, correspondencia, informes, actas de reuniones, procedimientos de trabajo, memorias, catálogos de productos y servicios, etc.; y la documentación que ha llegado a la organización en sus relaciones de trabajo. (p. 4)
Bustelo
y Amarilla (2001), relacionan la gestión del conocimiento, la gestión de la
información y la gestión documental cuando afirman que “uno de los frentes en los que se realiza la aproximación práctica a la
gestión del conocimiento, es la gestión de la información”, y agregan “En el centro de la gestión de la
información se encuentra la gestión de la documentación (la información que
queda plasmada en documentos)”. Las autoras Soto y Barrios (2006), toman
como referencia el modelo de Gestión del Conocimiento conocido como “Rotación
del conocimiento” de Goñi Zabala (2000),
del cual afirman lo siguiente:
Es un modelo referente obligado porque es el primero que plantea la incorporación de las actividades que genera el conocimiento en cualquier organización y la utilización de sus resultados para la realización de nuevas actividades, funciones y aplicaciones que se emplearán nuevamente en la organización para la generación de nuevos conocimientos y su exteriorización fuera de la organización.
Agregan
estas autoras, “Si se realiza un análisis
de los seis (6) procesos del modelo de “Rotación del conocimiento”, se puede
concluir que éstos pueden asociarse también a la gestión de la información”.
Partiendo
del análisis que proponen Soto y Barrios, se puede vislumbrar esa cercana correlación
entre gestión del conocimiento y gestión de la información cuando ellas
relacionan los procesos del modelo rotación del conocimiento con los procesos
de gestión de la información, a saber: adquisición de conocimiento (Selección),
socialización del conocimiento (diseminación), estructuración del conocimiento
(procesamiento), integración del conocimiento (Búsqueda y almacenamiento),
añadir valor (procesamiento), y la detección de oportunidades (recopilación).
(Ver figura 2)
 |
Figura 2. Adaptación de la
figura Interpretación del modelo rotación del conocimiento de Soto, M. y
Barrios, N. (2006). Gestión del conocimiento. Parte II. Modelo de gestión por
procesos
En
Colombia, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos (Congreso,
2000), es la ley que define
las reglas y principios relevantes que regulan la función archivística del
estado. En dicha ley, se destacan aspectos relevantes sobre la gestión de
documentos en nuestro país, enmarcando la gestión documental dentro del
concepto de Archivo Total que comprendía ocho (8) procesos en su momento, a
saber: producción, recepción, distribución, trámite, consulta, organización, conservación
y disposición final de los documentos.
Recientemente,
el Ministerio de Cultura de Colombia, ente autorizado por el artículo 25 de la
Ley 594 de 2000 para reglamentar lo atinente a la producción y gestión
documental en Colombia, expidió el Decreto 2609 de diciembre de 2012 por medio
del cual reglamentó el Título V de la Ley 594 de 2000 (Congreso,
2012), en lo referente a la gestión documental para todas las
entidades del Estado y entidades privadas que prestan servicios públicos,
ofreciendo una nueva perspectiva y una actualización a los ocho (8) procesos de
la gestión documental ya estipulados en la ley 594 de 2000 en su artículo 22
“procesos archivísticos”, enmarcado en la gestión de documentos dentro del
concepto de archivo total, e incluyó procesos tales como la planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición final,
preservación a largo plazo y valoración. (Ver figura 3).
 |
Figura 3- Procesos
de un Programa de Gestión Documental (Construcción propia)
|
Cada
uno de estos procesos y su adecuada definición son la base para una efectiva
gestión documental en cualquier entidad (Pública o privada) y se convierten en
una política y una actividad administrativa fundamental para garantizar el
flujo de información en las organizaciones. Según el decreto 2609 de 2012,
citado anteriormente, cada uno de los procesos de gestión documental tienen
unas actividades propias que los definen:
Planeación:
planear, generar, valorar, crear, diseñar, analizar,
registrar.
Producción:
producir, ingresar.
Gestión y trámite: registrar,
vincular, distribuir, describir, disponer, recuperar, acceder, controlar y seguir.
Organización:
clasificar, ubicar, ordenar, describir.
Transferencia:
Transferir, migrar, convertir.
Disposición final:
Seleccionar, conservar, eliminar.
Preservación a largo
plazo: preservar, almacenar.
Valoración: valorar,
determinar.
Como
se mencionó anteriormente al citar a Bustelo y Amarilla (2001) cuando afirman
que “En el centro de la gestión de la
información se encuentra la gestión de la documentación (la información que
queda plasmada en documentos)”, y analizando los procesos de gestión
documental definidos en el Decreto 2609 de 2012, se puede inferir que ellos
tienen una relación directa con los procesos de gestión de la información en
sus actividades, a saber:
Selección (organización y disposición final), diseminación (gestión y trámite), procesamiento (producción), Búsqueda (planeación, gestión y trámite), almacenamiento (Preservación a largo plazo, valoración), recopilación (organización y transferencia)
De
lo anterior y por asociación, se deduce entonces que los procesos de gestión
documental tienen una relación directa con los procesos de Gestión del
Conocimiento. (Ver Tabla 1)
Relación entre los procesos de Gestión del Conocimiento, gestión de información y gestión documental (Construcción propia)
Procesos de gestión del
conocimiento (Goñi Zabala)
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Procesos de gestión de la
información (Soto y Barrios)
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Procesos de gestión
documental (Decreto 2609 de 2012)
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Adquisición
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Selección
|
Organización
|
Disposición final
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||
Socialización
|
Diseminación
|
Gestión y trámite
|
Estructuración
|
Procesamiento
|
Producción
|
Integración
|
Búsqueda
|
Planeación
|
Gestión y trámite
|
||
Almacenamiento
|
Preservación
|
|
Valoración
|
||
Añadir Valor
|
Procesamiento
|
Producción
|
Detección de
oportunidades
|
Recopilación
|
Organización
|
Transferencia
|
Desde
esta perspectiva, se puede apreciar una muy cercana correspondencia entre la
gestión documental, la gestión de la información y la Gestión del Conocimiento
que se entrelazan para lograr aportar en el desarrollo de cualquier
organización. (Ver Figura 4)
 |
Figura 4. Relación
entre Gestión del Conocimiento, gestión de la información y gestión documental.
Adaptación de la figura presentada por Bustelo y Amarilla
|
Para
finalizar, cabe recalcar la importancia de la gestión documental, la gestión de
la información y la gestión del conocimiento que Bustelo y Amarilla (2001) enfatizan
al aseverar que:
Sin una adecuada gestión de la información, es imposible llegar a la gestión del conocimiento. Las propuestas de la gestión del conocimiento representan un modelo de gestión que se basa en gran parte en gestionar adecuadamente la información. Es por lo tanto el paso previo, que cualquier organización debería dar antes de tratar de implantar un sistema de gestión del conocimiento.
7. Conclusiones
La gestión documental, la gestión de la información y la
gestión del conocimiento si bien es cierto tienen diferencias en cuanto a su
origen, evolución y gestión, también es cierto que tienen varios puntos de
convergencia que los acerca y hace que no sean excluyentes, por el contrario,
van unidos el uno del otro para poder lograr resultados óptimos.
Como lo afirman Fernández y Ponjuan (2008), “la
información que se puede registrar es, mientras no se demuestre lo contrario,
la única que se puede gestionar, y la información sólo se puede registrar de
dos formas: en bases de datos o en documentos”, y agregan que “cuando se trata de "gestionar
conocimiento" todavía no hemos visto una sola experiencia que no pase en
mayor o menor medida porque los conocimientos se vuelquen en documentos o bases
de datos antes de que puedan compartirse”. Desde este punto de vista, en
las organizaciones el conocimiento organizacional se encuentra disponible en
los documentos o almacenes de datos y se puede inferir que esas actividades son
realizadas por las personas que forman parte de las organizaciones y, por lo
tanto, “serán por mucho tiempo, en este y
en siglos posteriores, los actores fundamentales sin los cuales será imposible
la realización de una gestión de información, documental y del conocimiento”
(Fernández Valdés & Ponjuan Dante, 2008).
Giner y Gil (2004), acertadamente relacionan la
información y el conocimiento con las TIC afirmando que “En la sociedad de la información las TIC se convierten en un
instrumento clave para la comunicación, el intercambio y la producción de la
información. A su vez, la información se convierte en un factor a partir del
cual se puede obtener conocimiento y es con ese conocimiento con el que se
pueden producir y fabricar bienes o servicios”.
En ese sentido, el conocimiento y la información han
estado presentes desde siempre en el ser humano, pero solo desde mediados del
siglo XX se viene presentando un fenómeno en la velocidad y rapidez en que se
transmiten la información y el conocimiento, hecho que ha transformado la
sociedad actual. Como lo asegura Canals (2003) “La nueva economía, la globalización y las nuevas tecnologías son
algunos de los elementos que han hecho que la gestión del conocimiento vaya
adquiriendo cada vez más importancia”.
Se puede afirmar que
la sociedad actual está caracterizada por los datos, la información y el
conocimiento y, por tanto, los procesos de la gestión documental, la gestión de
la información y la gestión del conocimiento hacen parte integral de las
actividades de la sociedad actual. Dichos procesos tienen una estrecha relación, puesto que ellas
se enfocan en la creación, transferencia y uso de documentos, información y
conocimiento, y aunque la gestión documental nació orientada al servicio de la
historia (Betancur et. Al., 2012) y en la esfera de la administración aplicable
a la tramitación de los documentos administrativos con fines de eficiencia y
economía (Zapata, 2012), la gestión de la información nació en torno a las TIC
(Giner y Gil, 2004) y la gestión del conocimiento nació en el ámbito de la
Administración (Farfán y Garzón, 2006), todas ellas pueden estar inscritas
dentro de la ciencia de la información por su carácter interdisciplinar y su
objeto de estudio.
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